Что делать с персональными данными сотрудника после увольнения

После увольнения личное дело сотрудника не исчезает автоматически. У компании остаются обязательства по 152-ФЗ и одновременно требования архивного законодательства хранить кадровые документы. Разбираем, сколько держать данные, кто может к ним обращаться и когда наступает время уничтожения.

Сотрудник ушёл, а его личное дело осталось в шкафу отдела кадров. Дальше начинается зона риска. С одной стороны, 152-ФЗ требует уничтожать персональные данные, как только цель обработки достигнута. С другой, трудовое и архивное законодательство обязывает годами хранить кадровые документы. Разберёмся, как совместить эти требования на практике.

Обработка не заканчивается в день увольнения

Трудовой договор расторгнут, но обязанность обрабатывать персональные данные бывшего сотрудника у компании остаётся. 152-ФЗ разрешает хранить данные дольше срока, нужного для исходной цели, если это прямо предусмотрено другим федеральным законом. Для кадровых документов такой закон есть, и он определяет конкретные сроки хранения.

Сколько хранить личное дело

Сроки хранения кадровых документов устанавливает архивное законодательство. Для дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, общий срок хранения составляет 50 лет. Для более старых документов сохраняется прежний срок в 75 лет. Это касается приказов по личному составу, личных карточек, трудовых договоров и других документов, которые формируют личное дело.

Пока этот срок не истёк, компания обязана хранить документы независимо от того, нужны ли они ей самой для текущей работы. Уничтожить их раньше срока и сослаться на общее правило 152-ФЗ об удалении по достижении цели не получится.

Что можно делать с данными, пока идёт срок хранения

Хранение не означает свободного использования. Пока личное дело лежит в архиве, с ним можно работать только в рамках исходных целей и в объёме, который для этого нужен.

• Доступ к личным делам бывших сотрудников дают только тем, кому это нужно по работе, обычно кадровой службе и бухгалтерии.
• Использовать контакты бывшего сотрудника для новой цели, например для рассылки вакансий или маркетинговых предложений, нельзя без отдельного согласия.
• Запросы самого бывшего сотрудника на доступ к его данным или их исправление обрабатывают так же, как и для действующих сотрудников.

Если компания планирует повторно нанимать бывших сотрудников или ведёт кадровый резерв, для этого нужна отдельная законная цель обработки, а не автоматическое продолжение прежнего согласия.

Когда и как уничтожать данные

После истечения архивного срока хранения документы нужно уничтожить или обезличить. Само по себе истечение срока не запускает процесс автоматически. Кто-то в компании должен инициировать экспертизу ценности документов и оформить уничтожение актом.

В акте фиксируют, какие документы уничтожены, за какой период и на каком основании. Этот акт стоит хранить отдельно, он подтверждает, что компания выполнила требование 152-ФЗ об уничтожении данных по истечении срока обработки.

Проверить, в порядке ли у вас документы по кадровому архиву и готова ли компания показать их при проверке, поможет

Чек-лист готовности к проверке Роскомнадзора

Частые ошибки

Компании чаще всего спотыкаются на нескольких моментах.

• Хранят личные дела бессрочно, «на всякий случай», без привязки к архивным срокам.
• Дают одинаковый доступ к архиву всем сотрудникам отдела кадров, включая тех, кому это не нужно по задачам.
• Используют старые резюме и контакты для холодного набора без нового согласия.
• Не оформляют уничтожение документов актом, из-за чего нечем подтвердить соблюдение сроков при проверке.

Полный порядок работы с персональными данными сотрудников, от приёма на работу до архивации личного дела, разобран в

Пошаговый гайд «Как подать уведомление в Роскомнадзор» — что вписать в каждое поле формы, с примерами под вашу сферу, 990 ₽. Открыть гайд

Частые вопросы

Можно ли уничтожить личное дело сразу после увольнения, если сотрудник сам об этом просит?

Нет. Обязанность хранить кадровые документы в течение срока, установленного архивным законодательством, не зависит от желания сотрудника. Досрочное уничтожение нарушит требования об архивном хранении.

Нужно ли новое согласие, чтобы держать данные бывшего сотрудника после увольнения?

Нет, если данные хранятся строго в рамках архивных сроков и исходных кадровых целей. Новое согласие нужно, только если компания хочет использовать эти данные для другой цели, например для маркетинга.

Кто отвечает за уничтожение личных дел по истечении срока хранения?

Обычно эту задачу закрепляют за кадровой службой или ответственным за архив. Ответственность за соблюдение 152-ФЗ в целом при этом остаётся на операторе персональных данных, то есть на самой компании.

Что делать, если срок хранения уже истёк, а документы не уничтожены?

Нужно провести экспертизу ценности документов, составить акт об уничтожении и утилизировать дела, которые больше не подлежат хранению. Затягивать с этим не стоит, при проверке отсутствие такого акта выглядит как нарушение порядка обработки данных.