Как УК и ТСЖ обрабатывать персональные данные жильцов по 152-ФЗ

Управляющая компания хранит паспортные данные собственников, показания счётчиков и жалобы жильцов. Разбираем, какие документы по 152-ФЗ нужны УК и ТСЖ: уведомление в Роскомнадзор, согласия и договоры с подрядчиками.

Управляющая компания видит в своей базе паспортные данные собственников, показания приборов учёта, телефоны для аварийных вызовов и переписку по жалобам на протечки. Все эти сведения — персональные данные, и закон 152-ФЗ требует от УК и ТСЖ того же, что и от любого другого оператора: уведомить Роскомнадзор, получить согласия и защитить базу от утечки.

Какие данные жильцов проходят через УК и ТСЖ

Список шире, чем кажется на первый взгляд. Через управляющую компанию, ТСЖ или ЖСК обычно проходят:

• ФИО и паспортные данные собственников и нанимателей;
• сведения о праве собственности и площади помещений;
• показания приборов учёта и данные о задолженности;
• номера телефонов и адреса электронной почты для рассылок и аварийных вызовов;
• обращения и жалобы жильцов с личными подписями;
• в некоторых домах — записи с камер видеонаблюдения на входе.

Часть этих данных УК получает от жильцов напрямую, часть — из реестра собственников, который передаёт застройщик или прежняя управляющая организация при смене дома.

УК и ТСЖ — операторы персональных данных наравне с бизнесом

Управляющая компания сама решает, зачем собирает эти данные и что с ними делает: ведёт учёт платежей, начисляет пени, отвечает на жалобы, передаёт показания счётчиков в расчётный центр. Именно самостоятельное определение целей и содержания обработки делает УК оператором персональных данных по 152-ФЗ. Организационно-правовая форма значения не имеет: ТСЖ, ЖСК и муниципальная УК подчиняются тем же правилам, что и коммерческая управляющая организация.

Что нужно оформить

Уведомление в Роскомнадзор

Прежде чем начать обработку персональных данных, оператор обязан уведомить Роскомнадзор — так требует статья 22 152-ФЗ. Закон предусматривает случаи, когда уведомление не нужно, но обработка данных о должниках, показаниях счётчиков и жалобах жильцов под эти исключения обычно не подпадает. Если УК ни разу не подавала уведомление, имеет смысл проверить реестр операторов и подать документы, не дожидаясь проверки.

Нужно ли уведомлять РКН? — пройти тест

Согласие жильцов

На часть данных согласие не нужно: обработка необходима, чтобы исполнить договор управления или начислить плату за услуги, а это статья 6 152-ФЗ. Для рассылок по SMS и email, для передачи данных в приложение диспетчерской и для публикации фото с общего собрания нужно отдельное согласие в письменной форме или отметкой в личном кабинете. Без него УК рискует получить жалобу в Роскомнадзор от жильца, который не давал согласия на такую рассылку.

Договор с подрядчиками

Расчётный центр, платёжный агент и компания, которая обслуживает домофоны или камеры на подъезде, получают доступ к данным жильцов. С каждым таким подрядчиком нужен договор, где прямо прописано поручение на обработку персональных данных. Договор должен называть, какие данные передаются, для чего и как подрядчик их защищает. Устной договорённости или общей формулировки в договоре возмездного оказания услуг недостаточно.

Ответственный и меры защиты

Закон обязывает оператора назначить сотрудника, ответственного за обработку персональных данных, и завести локальные документы: политику обработки, приказ о назначении, инструкцию для тех, кто работает с базой жильцов. Если УК ведёт электронную базу собственников, доступ к ней стоит ограничить паролем и правами по ролям. Бухгалтер видит начисления, диспетчер — заявки, а не всю базу целиком.

Если в УК или ТСЖ такие документы никогда не оформляли, начните с ревизии того, какие данные жильцов вообще хранятся: на бумаге, в 1С, в мессенджере диспетчера. Дальше по списку — уведомление, политика, согласия, договоры с подрядчиками.

Пошаговый гайд «Как подать уведомление в Роскомнадзор» — что вписать в каждое поле формы, с примерами под вашу сферу, 990 ₽. Открыть гайд

Частые вопросы

Нужно ли ТСЖ подавать уведомление в Роскомнадзор, если оно управляет одним домом?

Да. Размер дома и организационно-правовая форма — ТСЖ, ЖСК или УК — не освобождают от уведомления. Значение имеет то, что делает организация с данными: если ТСЖ ведёт базу собственников, начисляет платежи и хранит показания счётчиков, оно обязано уведомить Роскомнадзор так же, как коммерческая компания.

Можно ли передать данные жильцов в расчётный центр без согласия?

Можно, если это нужно для исполнения договора управления, например для начисления и сбора платы. Но с расчётным центром всё равно нужен договор поручения на обработку персональных данных, который определяет, что именно центр делает с данными и как их защищает.

Что делать с паспортными копиями, которые собственники приносили при заселении?

Хранить их дольше, чем нужно для цели обработки, нельзя. Если копия нужна была только для оформления договора и больше не используется, её стоит уничтожить и составить акт об уничтожении, как поступают с любыми персональными данными, которые перестали быть нужны.

Кто отвечает, если утечку данных жильцов допустил подрядчик УК?

Перед жильцами и Роскомнадзором отвечает управляющая компания как оператор персональных данных, даже если данные ушли через подрядчика. Поэтому договор поручения обработки должен прямо возлагать на подрядчика обязанность защищать данные и отвечать перед УК за нарушение.