Распознавание номеров во дворе обрабатывает персональные данные

УК ставит камеру на шлагбаум, чтобы пускать машины по номеру. В базе рядом с номером оказывается квартира и ФИО собственника. Это уже персональные данные по 152-ФЗ. Разбираем, кто здесь оператор, какие документы нужны и что оформить с подрядчиком системы.

Управляющая компания ставит камеру на шлагбаум двора, чтобы жильцы заезжали по номеру машины без пропуска. Через месяц в базе системы лежит таблица с номерами машин, квартирами и ФИО собственников, а рядом лежит время каждого заезда за полгода. Это база персональных данных. УК обязана обращаться с ней по 152-ФЗ.

Почему номер машины становится персональными данными

Сам по себе номер А123ВС777 не говорит, кто ездит на машине. Но система распознавания во дворе работает иначе. Она привязывает номер к квартире, чтобы решить, поднимать шлагбаум или нет. Рядом с номером в базе лежит квартира, а часто и ФИО собственника из реестра жильцов. Как только по набору данных можно определить конкретного человека, эти данные подпадают под определение персональных данных из 152-ФЗ.

Роскомнадзор разъяснял похожую логику для номера телефона. Сам по себе номер обезличен, но в связке с именем и адресом становится персональными данными. С автомобильным номером во дворе действует тот же принцип.

Кто в этой схеме оператор персональных данных

Оператором становится УК, ТСЖ или застройщик, который ведёт базу с номерами, квартирами и собственниками и решает, кому поднимать шлагбаум. Не имеет значения, что систему физически обслуживает подрядчик и сервер стоит у него. Оператор — тот, кто определяет цель обработки. Он решает, зачем собирают данные, например чтобы пускать машины во двор, ограничивать парковку для жильцов или вести учёт нарушителей режима.

Какие документы нужны, прежде чем включать камеры

• Политика обработки персональных данных. В ней описано, зачем УК собирает номера и квартиры, кто их видит и сколько хранит.
• Правовое основание для обработки. Это может быть согласие жильцов на обработку персональных данных или условие в договоре управления многоквартирным домом, если оно прямо покрывает такую обработку.
• Приказ о назначении внутри УК ответственного за обработку персональных данных.

На практике проще получить письменное согласие жильца при заселении или на общем собрании собственников, чем потом доказывать инспектору, что договор управления уже давал право ставить камеры и вести базу номеров.

Нужно ли уведомлять РКН? — пройти тест

Что оформить с подрядчиком, который ставит и обслуживает систему

Если камеры, сервер и приложение принадлежат стороннему разработчику «умного двора», он обрабатывает персональные данные по поручению УК. С таким подрядчиком нужен договор поручения на обработку персональных данных. Пропишите в нём, что подрядчик обязан делать с данными, какие меры защиты применяет и что происходит с базой при расторжении договора. Без этого договора УК как оператор отвечает за утечку у подрядчика так же, как за собственную.

Сколько хранить данные о заездах

Срок хранения журналов заездов стоит закрепить в политике обработки заранее, а не оставлять базу расти бесконечно. Чем больше накоплено данных, тем дороже обходится их утечка. Разумный ориентир — срок, нужный для решения споров о доступе или парковке, а не архив на годы вперёд. По истечении срока данные удаляют, а не переносят «на всякий случай» в отдельную папку.

Частые вопросы

Нужно ли согласие каждого жильца на распознавание номера?

Да, если обработка не опирается на другое основание из ст. 6 152-ФЗ, например прямое условие в договоре управления. Письменное согласие жильца надёжнее. Его проще предъявить при проверке, чем спорить о том, что именно покрывает договор управления.

Меняется ли что-то, если систему ставит застройщик до передачи дома управляющей компании?

Нет. Обязанности оператора возникают у того, кто фактически собирает и использует данные, то есть у застройщика на этапе эксплуатации системы, которую он сам поставил.

Нужно ли уведомлять Роскомнадзор о такой системе?

Нужно проверить, подпадает ли обработка под исключения ст. 22 152-ФЗ. Если не подпадает, уведомление в Роскомнадзор подают до начала обработки.

Нужно ли уведомлять РКН? — пройти тест

Относится ли номер автомобиля к специальным категориям персональных данных?

Нет, это обычные персональные данные, не биометрия и не специальная категория. Требования 152-ФЗ по защите и правовому основанию обработки при этом действуют в полном объёме.

Прежде чем включать систему распознавания номеров во дворе, поднимите список жильцов и решите, откуда возьмётся правовое основание для обработки.

Чек-лист готовности к проверке Роскомнадзора