Сколько хранить персональные данные кандидата после отказа по 152-ФЗ
После отказа кандидату резюме нельзя хранить в почте бессрочно. Разбираем, когда персональные данные нужно уничтожить, а когда взять у кандидата отдельное согласие на кадровый резерв, и как оформить оба варианта по 152-ФЗ.
Рекрутер закрыл вакансию, выбрал одного кандидата из тридцати откликов. Двадцать девять отказных резюме остались лежать в почте. Через год папка на месте, в ней имена, телефоны, зарплатные ожидания, иногда скан паспорта или трудовой книжки. С точки зрения 152-ФЗ это уже не подбор персонала, а хранение персональных данных без основания.
Почему персональные данные кандидата не могут лежать в почте вечно
Персональные данные обрабатывают только для достижения конкретной цели. Это прямое требование 152-ФЗ. Цель, ради которой компания собирала резюме на вакансию, простая — решить, брать кандидата на работу или нет. Как только решение принято и кандидату отправлен отказ, цель достигнута. Обработка данных для этой конкретной вакансии на этом заканчивается. Она не продолжается по умолчанию только потому, что папка с резюме ещё существует.
Правило работает одинаково для любого источника резюме. Неважно, пришло оно с сайта компании, с HeadHunter, по рекомендации коллеги или в виде визитки с ярмарки вакансий. И для любого места хранения тоже неважно, лежит резюме в личной почте рекрутера, в общей папке на диске, в CRM или в ATS-системе.
Два законных варианта после отказа
Удалить данные
Если у компании нет отдельного основания держать резюме дальше, его нужно удалить после того, как решение по кандидату принято и сообщено ему. Это касается файла с резюме, сопроводительного письма и заметок интервьюера с оценками кандидата.
Получить отдельное согласие на кадровый резерв
Если компания хочет вернуться к кандидату через несколько месяцев на другую позицию, для этого нужно отдельное согласие. Оно не заменяет согласие на рассмотрение конкретной вакансии, а дополняет его. В нём стоит прямо прописать цель хранения, срок и право кандидата отозвать согласие в любой момент. Без такого согласия резюме «на всякий случай» остаётся обработкой без цели, а закон её не разрешает.
Как оформить оба варианта на практике
Для удаления пропишите во внутреннем документе о подборе персонала конкретный порядок. Укажите, кто и в какой срок после отказа очищает почту и таблицы, что делать с бумажными анкетами и сканами документов, как быть с резюме на общем ящике hr@, на которые никто не откликнулся. Такой порядок проще собрать по готовому шаблону, чем изобретать заново, вот подходящий образец
Пошаговый гайд «Как подать уведомление в Роскомнадзор» — что вписать в каждое поле формы, с примерами под вашу сферу, 990 ₽. Открыть гайд
.Для кадрового резерва добавьте отдельный чекбокс в форму отклика или отдельное письмо после отказа с вопросом, хочет ли кандидат получать предложения по другим вакансиям в течение ближайшего года. Если кандидат согласился, резюме переезжает в отдельную папку кадрового резерва с пометкой о сроке и дате согласия. Если не согласился или не ответил, резюме удаляют по общему правилу.
Что смотрит Роскомнадзор по этой теме
При проверке или запросе документов инспектор может спросить, сколько у компании хранится резюме отказных кандидатов и на каком основании. Ответ «просто лежат в почте с прошлого года» станет прямым поводом для предписания, ведь это обработка без указанной цели и срока. Проверьте заранее, совпадает ли то, что реально происходит с резюме в компании, с тем, что написано в политике обработки персональных данных, поможет короткий чек-лист готовности к проверке
Чек-лист готовности к проверке Роскомнадзора
.Что сделать прямо сейчас
- Найдите все места, где лежат резюме отказных кандидатов. Проверьте почту рекрутеров, ATS, общие диски и бумажные папки.
- Разделите резюме на два потока. Одни можно удалить сразу, для других стоит запросить согласие на кадровый резерв.
- Пропишите порядок хранения и удаления резюме во внутреннем документе, а не держите его в голове одного рекрутера.
- Настройте в ATS или почтовом клиенте напоминание или автоматическое правило, чтобы отказные резюме не копились годами.
Частые вопросы
Можно ли хранить резюме «на всякий случай», без конкретной цели?
Нет. Любое хранение персональных данных требует цели и срока. Если цель в том, чтобы вернуться к кандидату позже, нужно отдельное согласие кандидата, а не молчаливое «пусть полежит».
Кандидату отказали полгода назад, а теперь открылась похожая вакансия. Можно написать ему?
Можно, если раньше получили согласие на кадровый резерв и срок его действия не истёк. Если согласия не было, придётся заново искать контакт и заново спрашивать разрешение на обработку данных.
Резюме, присланные на общий адрес hr@ без отклика на конкретную вакансию, подчиняются тому же правилу. Без быстрого решения по кандидату и без согласия на кадровый резерв такие резюме тоже нужно удалять.
Кто отвечает за резюме, которые хранятся на HeadHunter или другой платформе?
Сама платформа отвечает за свою базу резюме. Но как только рекрутер скачал резюме себе на компьютер или в CRM компании, это уже отдельная обработка персональных данных со своими правилами хранения и удаления.