Согласие на персональные данные при сборе визиток и анкет на выставке

На выставках и конференциях организатор и каждый экспонент считаются отдельными операторами персональных данных. Сбор визиток, анкет и сканирование бейджей требует согласия по 152-ФЗ. Разбираемся, кто должен получать согласие, как оформить его на стенде и что делать с контактами после мероприятия.

Организатор конференции печатает бейджи по анкете регистрации. Экспонент на стенде сканирует эти бейджи или собирает визитки в вазу за подарок. И организатор, и экспонент в этот момент собирают персональные данные и должны иметь на это законное основание.

Кто здесь оператор персональных данных

Оператором становится каждый, кто определяет, зачем и как обрабатывать данные посетителя. На выставке таких операторов минимум два.

Организатор собирает ФИО, компанию, должность и контакты, когда открывает регистрацию на мероприятие. Он передаёт эти данные типографии для печати бейджей, службе безопасности для контроля прохода, иногда партнёрам события. Каждая такая передача требует основания: согласие участника должно покрывать конкретную цель, для которой данные передают дальше.

Экспонент тоже отдельный оператор. Он получает данные не потому, что участвует в мероприятии, а потому, что посетитель дал согласие именно ему: подошёл к стенду, дал отсканировать бейдж, оставил визитку, заполнил анкету на розыгрыш. Список участников от организатора экспонент использовать для своей рассылки не может, если согласие посетителя такую передачу не предусматривает.

Что считается персональными данными на стенде

ФИО, компания, должность, телефон и email уже достаточно, чтобы определить конкретного человека. Это персональные данные по 152-ФЗ, даже если человек сам протянул визитку. Обменяться визитками для знакомства и занести контакт в CRM для регулярных рассылок требуют разного объёма согласия.

Как оформить сбор на стенде

Самый частый способ на выставках — сканирование QR-кода на бейдже. Экран сканера или анкета рядом со стендом должны показать посетителю условия согласия до того, как данные попадут в базу: цель обработки, например «связаться по итогам выставки» или «выслать презентацию», перечень действий с данными, срок хранения и право отозвать согласие. Галочка «согласен с условиями» без текста рядом не работает, субъект должен понимать, на что соглашается.

Если данные собирают на бумажной анкете или через розыгрыш призов, тот же текст согласия печатают на бланке рядом с полем для подписи. Устная договорённость на стенде «да, конечно, звоните» подтверждения не даёт. Если дело дойдёт до проверки или жалобы, доказать факт согласия будет нечем.

Что делать организатору мероприятия

В форме регистрации на конференцию нужны отдельные согласия на разные цели: допуск на площадку, передача данных партнёрам и спонсорам, рассылка анонсов будущих событий. Смешивать всё в одну галочку рискованно: участник может согласиться на допуск, но не на то, чтобы его контакты ушли двум десяткам экспонентов.

Если организатор планирует передать базу участников спонсорам события, это стоит прописать в согласии явно, с указанием, кому и зачем. Без этого передача остаётся нарушением, даже если участник добровольно указал email при регистрации.

Что делать экспоненту после выставки

В CRM переносят контакты только тех, кто дал согласие лично экспоненту, и подписывают источник, например «стенд на выставке N, дата». Это пригодится, если посетитель через полгода спросит, откуда у компании его номер.

Контакты, полученные без явного согласия, например если организатор просто выгрузил список участников, для маркетинга использовать нельзя. Их можно хранить как деловую переписку, но рассылка коммерческих предложений по такой базе нарушает закон о рекламе и 152-ФЗ одновременно.

Что делать дальше

Проверьте перед следующим мероприятием текст согласия у стенда и форму регистрации на сайте: указаны ли цель, срок хранения и получатели данных. Если компания планирует участвовать в нескольких выставках за год, один подготовленный шаблон согласия закроет вопрос для всех площадок.

Пошаговый гайд «Как подать уведомление в Роскомнадзор» — что вписать в каждое поле формы, с примерами под вашу сферу, 990 ₽. Открыть гайд

Частые вопросы

Можно ли просто собирать визитки в вазу за подарок без согласия

Нет. Если компания потом заносит эти контакты в базу и связывается с людьми, это обработка персональных данных, и на неё нужно согласие, например короткая карточка рядом с вазой с текстом о цели обработки и полем для подписи.

Нужно ли согласие, если посетитель сам отсканировал QR-код экспонента и оставил контакты

Да. Инициатива посетителя не заменяет согласие. Форма, куда он вводит данные, должна содержать текст согласия и чекбокс, который человек ставит осознанно.

Может ли экспонент использовать список участников, который выдал организатор

Только если согласие участников при регистрации у организатора прямо разрешает передачу данных экспонентам. Без этого пункта список можно использовать лишь для общей статистики без привязки к конкретным людям.

Что делать, если согласие на прошлой выставке собирали неправильно

Проверить, есть ли эти контакты в текущих рассылках, и получить согласие заново, например письмом с просьбой подтвердить подписку. Использовать старые данные без этого рискованно.