Таймтрекер со скриншотами обрабатывает персональные данные сотрудника
Таймтрекер со скриншотами экрана обрабатывает персональные данные сотрудника по 152-ФЗ. Разбираем, какое основание нужно работодателю для мониторинга удалённых сотрудников, что оформить до включения слежки и как быть, если сервис хранит скриншоты за границей.
Компания подключает Kickidler, Time Doctor или отечественный трекер со скриншотами, чтобы видеть, чем занят сотрудник на удалёнке в рабочее время. Программа снимает экран каждые несколько минут, считает движения мыши и нажатия клавиш, иногда включает веб-камеру. Все эти сведения — персональные данные по 152-ФЗ, и относиться к ним как к обычной корпоративной статистике опасно.
Что именно видит трекер
Скриншот рабочего стола фиксирует не только открытые рабочие вкладки. На нём может оказаться личная переписка сотрудника в мессенджере, номер карты в окне банковского приложения, лицо человека через камеру ноутбука. Программа запоминает, какие сайты сотрудник открывал и сколько времени провёл в каждом окне.
По этим данным легко установить конкретного человека и узнать о нём больше, чем нужно для контроля рабочего времени. Так выглядит признак персональных данных по статье 3 152-ФЗ. Сведения относятся к определённому физическому лицу и позволяют его опознать.
На каком основании компания вправе следить за экраном
Глава 14 Трудового кодекса обязывает работодателя обрабатывать персональные данные работника только для целей, связанных с трудовыми отношениями, и не собирать сведения о частной жизни, если закон это прямо не разрешает. Учёт рабочего времени через скриншоты работодатель вправе ввести в рамках трудового договора без отдельного согласия, если оформит это локальным актом и предупредит сотрудника заранее.
Проблема начинается там, где трекер захватывает личную переписку, домашние документы через камеру или данные о посторонних задачах. Как только сбор выходит за рамки заявленной цели, компании нужны дополнительные основания либо придётся отключить лишние функции.
Согласие сотрудника как единственное основание для такой слежки юридически рискованно. Трудовые отношения неравны, и человек фактически не может отказаться подписать документ, если хочет сохранить работу. Роскомнадзор и суды на это смотрят настороженно. Надёжнее опираться на необходимость исполнения трудового договора и чётко описанную цель в локальном акте, чем на формальное согласие для галочки.
Что оформить, прежде чем включать скриншоты
- Описать в положении о мониторинге, какие данные собирает трекер и для какой цели. Скриншоты и активность мыши работодатель вправе фиксировать для учёта рабочего времени или контроля трудовой дисциплины.
- Ознакомить каждого сотрудника с этим документом под подпись до включения слежения, как того требует статья 86 Трудового кодекса.
- Настроить программу так, чтобы она не работала вне рабочего времени и не снимала личные аккаунты и мессенджеры, если сотрудник использует своё устройство.
- Определить срок хранения скриншотов и логов и не держать их дольше, чем нужно для учёта времени.
- Проверить, попадает ли база со скриншотами под признаки информационной системы персональных данных, и зафиксировать для неё уровень защищённости.
Если трекер зарубежный
Многие сервисы учёта времени работают на серверах за границей. Если скриншоты и логи сотрудников уходят на такой сервер, это трансграничная передача персональных данных. Компании нужно убедиться, что первичное хранение и обработка ведутся на территории России, а резервная копия за рубежом не станет основным местом хранения.
Отдельно стоит свериться, зарегистрирована ли компания как оператор с актуальными целями обработки в реестре Роскомнадзора. Мониторинг сотрудников редко указывают отдельной строкой, когда регистрируются ради сайта или CRM, а цели в реестре должны совпадать с тем, что компания делает на практике.
Проверка компании в реестре операторов РКН
Что грозит, если не оформить документы заранее
Жалобу на скрытую слежку сотрудник может подать не только работодателю, а сразу в Роскомнадзор или трудовую инспекцию. Проверяющие смотрят, есть ли локальный акт, ознакомлен ли работник под подпись и соответствует ли объём собираемых данных заявленной цели. Разумнее свериться с чек-листом готовности до того, как включать скриншотинг у всей команды, чем разбираться с этим после первой жалобы.
Чек-лист готовности к проверке Роскомнадзора
Частые вопросы
Нужно ли отдельное согласие сотрудника на скриншоты экрана
Нет, если трекер работает как способ учёта рабочего времени в рамках трудового договора и описан в локальном акте, с которым сотрудника ознакомили под подпись. Согласие нужно, если данные собирают для целей, не связанных напрямую с исполнением трудовых обязанностей.
Можно ли использовать трекер на личном компьютере сотрудника
Работодатель вправе контролировать только устройства и аккаунты, которые сам предоставил или которые сотрудник использует для работы по договору. Слежка за личным устройством без отдельного соглашения выходит за рамки трудовых отношений.
Что делать, если трекер уже стоит без нужных документов
Оформить положение о мониторинге задним числом, ознакомить сотрудников под подпись и отключить сбор данных, которые не нужны для учёта рабочего времени. Скриншоты, собранные до оформления документов, лучше не использовать как основание для дисциплинарных решений.
Нужно ли обновлять запись в реестре операторов персональных данных
Да, если мониторинг сотрудников не был указан отдельной целью обработки при регистрации. Роскомнадзор ожидает, что цели в реестре совпадают с реальной практикой компании.